Cách Đăng ký mã vạch sản phẩm (Hướng Dẫn 2025)

Có lẽ anh em không còn xa lạ gì với những mã vạch trên sản phẩm. Để có được mã vạch như thế thì những doanh nghiệp, tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục đăng ký mã vạch sản phẩm, đăng ký mã số mã vạch để hợp pháp hóa quá trình.

Vậy thì đăng ký mã vạch là gì? Công dụng của nó và cách đăng ký mã vạch sản phẩm như thế nào sẽ được giải thích trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm đăng ký mã vạch sản phẩm

Vậy đăng ký mã vạch sản phẩm được hiểu như thế nào?

Đăng ký mã vạch sản phẩm là việc mà các tổ chức, cá nhân (doanh nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh) thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền - cụ thể là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) - để được cấp Mã số doanh nghiệp GS1 và Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch.

Sau khi được cấp Mã số doanh nghiệp GS1, các tổ chức, cá nhân sẽ có quyền tạo và sử dụng các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN - Global Trade Item Number) cho các sản phẩm, dịch vụ của mình và thể hiện chúng dưới dạng mã vạch (thường là EAN-13) để in lên bao bì.

Theo định nghĩa tại Điều 3 của Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN (anh em nên kiểm tra các văn bản mới hơn nếu có):

• Mã số: Là một dãy các chữ số hoặc ký tự dùng để định danh sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân.
• Mã vạch: Là phương thức thể hiện mã số dưới dạng các vạch song song xen kẽ các khoảng trắng, cho phép máy đọc (máy quét) có thể đọc được thông tin chứa trong mã số một cách nhanh chóng và chính xác.

2. Công dụng (Lợi ích) của việc đăng ký mã vạch sản phẩm

Việc đăng ký và sử dụng mã vạch mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

→ Giúp mở rộng hoạt động kinh doanh

Đây là lý do quan trọng hàng đầu. Để đưa sản phẩm vào các kênh phân phối hiện đại như siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng tiện lợi, hoặc xuất khẩu ra nước ngoài, việc sản phẩm có mã vạch GS1 hợp lệ là yêu cầu gần như bắt buộc. Không có mã vạch, sản phẩm rất khó tiếp cận các thị trường lớn.

→ Dễ dàng kiểm soát sản phẩm, dịch vụ

Mã vạch là "chứng minh thư" duy nhất cho mỗi loại sản phẩm. Việc đăng ký và sử dụng mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, theo dõi quá trình sản xuất, phân phối, kiểm soát chất lượng, sắp xếp và phân loại hàng hóa một cách chính xác, nhanh chóng và tự động hóa thông qua hệ thống máy quét và phần mềm quản lý.

→ Thoả mãn nhu cầu khách hàng khi mua sản phẩm

Tại các điểm bán lẻ, việc sử dụng mã vạch giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều so với nhập liệu thủ công, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm mua sắm cho khách hàng.

Ngoài ra, người tiêu dùng hiện nay rất quan tâm đến nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm. Mã vạch GS1 (đặc biệt là khi kết hợp với các giải pháp truy xuất nguồn gốc) giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra thông tin về sản phẩm và doanh nghiệp, từ đó tạo dựng niềm tin và sự an tâm.

→ Tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân công

Việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho, kiểm kê, bán hàng... giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý công việc. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nhân công và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn đăng ký mã vạch sản phẩm (Quy trình cơ bản)

Để có thể đăng ký được mã vạch sản phẩm tại Việt Nam, anh em cần thực hiện các bước sau:

1. Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng mã số: Cần ước lượng số lượng chủng loại sản phẩm cần đăng ký mã số để chọn loại Mã doanh nghiệp GS1 phù hợp. Có các loại mã cho phép tạo ra số lượng mã sản phẩm (GTIN) khác nhau (ví dụ: Mã 10 số - 100 sản phẩm, Mã 9 số - 1.000 sản phẩm, Mã 8 số - 10.000 sản phẩm, Mã 7 số - 100.000 sản phẩm). Chọn loại mã phù hợp sẽ ảnh hưởng đến lệ phí đăng ký và phí duy trì hàng năm.
2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Xem chi tiết ở mục dưới.
3. Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký: Hồ sơ sẽ được nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam). Có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Bước 4: Thẩm định hồ sơ: Cơ quan đăng ký sẽ thẩm định tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ, thường trong khoảng 5-7 ngày làm việc.
5. Bước 5: Cấp mã tạm thời và Giấy chứng nhận: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp GS1 tạm thời để sử dụng trước. Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch chính thức thường được cấp sau khoảng 1 tháng (theo thông tin gốc là 30 ngày).

4. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về đăng ký mã vạch

→ Đăng ký mã số mã vạch có phải bắt buộc không?

Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, việc đăng ký sử dụng mã số mã vạch không phải là bắt buộc đối với tất cả các sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tự quyết định việc này dựa trên nhu cầu và chiến lược kinh doanh.

Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, việc có mã vạch là điều kiện tiên quyết để đưa hàng vào nhiều kênh phân phối hiện đại và xuất khẩu. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều nên thực hiện việc đăng ký này.

→ Không đăng ký mã vạch sản phẩm có vi phạm pháp luật?

Mặc dù đăng ký không bắt buộc, nhưng nếu doanh nghiệp tự ý sử dụng mã số, mã vạch mà chưa đăng ký hoặc sử dụng sai quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo Nghị định 80/2013/NĐ-CP (anh em cần kiểm tra văn bản mới nhất), một số hành vi vi phạm và mức phạt có thể bao gồm:

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Không thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền khi có thay đổi thông tin (tên, địa chỉ...) hoặc khi giấy chứng nhận bị mất/hỏng.
• Không xuất trình được giấy tờ chứng minh quyền sử dụng mã vạch khi bị kiểm tra.
• Không gửi danh mục GTIN, GLN đang sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền.
• Sử dụng mã vạch nước ngoài cho sản phẩm sản xuất tại Việt Nam mà không thông báo kèm tài liệu chứng minh.

Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi:

• Sử dụng mã số mã vạch có đầu mã Quốc gia Việt Nam (893) mà chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng.
• Sử dụng trái phép mã số mã vạch của doanh nghiệp khác đã được cấp phép.
• Sử dụng các dấu hiệu gây nhầm lẫn với mã số mã vạch.
• Không đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm.

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi:

• Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài để in trên sản phẩm sản xuất tại Việt Nam mà chưa được cơ quan nước ngoài có thẩm quyền hoặc tổ chức sở hữu mã cho phép bằng văn bản.

Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thu hồi hàng hóa vi phạm.

→ Muốn có mã vạch sản phẩm phải làm thế nào?

Để có mã vạch sản phẩm, hàng hoá hợp lệ, doanh nghiệp, tổ chức cần đăng ký sử dụng mã số mã vạch với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam).

Sau khi được cấp Mã doanh nghiệp GS1 và Giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể tự tạo các mã GTIN cho từng sản phẩm của mình theo đúng cấu trúc và tiêu chuẩn, sau đó sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ để tạo hình ảnh mã vạch tương ứng để in lên bao bì.

Doanh nghiệp cần phải nộp phí đăng ký ban đầu và phí duy trì sử dụng hàng năm theo quy định tại Thông tư 88/2002/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung (như Thông tư 232/2016/TT-BTC).

→ Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm gồm những gì?

Để đăng ký sử dụng mã số mã vạch, anh em cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ đầy đủ và chính xác là cơ sở để Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng xem xét và cấp phép.

Hồ sơ thường bao gồm:

• Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch: Theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư hướng dẫn (anh em cần tìm thông tư mới nhất). (02 bản)
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp) hoặc Quyết định thành lập (đối với các tổ chức khác). (01 bản)
• Bảng đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN: Theo mẫu quy định.
• Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu GS1 Việt Nam.

Việc chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin không quá khó nhưng cần sự kỹ càng, chỉn chu và chính xác.

→ Đăng ký mã vạch sản phẩm ở đâu?

Có hai lựa chọn chính:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan cấp phép:

  Hiện tại, cơ quan duy nhất tại Việt Nam có thẩm quyền tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Trung tâm Mã số, Mã vạch Quốc gia - GS1 Việt Nam), trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Địa chỉ: Số 8 Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội. Anh em có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.

• Sử dụng dịch vụ của đơn vị tư vấn:

  Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ chính xác, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch của các công ty tư vấn luật hoặc dịch vụ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, cần lựa chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm để tránh bị lừa đảo hoặc kê khai sai thông tin.

→ Thời gian đăng ký mã vạch sản phẩm bao lâu?

Theo quy trình thông thường:

• Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trong vòng khoảng 5-7 ngày làm việc, GS1 Việt Nam sẽ cấp Mã số doanh nghiệp tạm thời để doanh nghiệp có thể sử dụng.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch chính thức sẽ được cấp sau khoảng 1 tháng (thông tin gốc là 30 ngày) kể từ ngày hồ sơ được chấp nhận hợp lệ.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo lý do và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

→ Chi phí (lệ phí) đăng ký mã vạch sản phẩm?

Chi phí đăng ký mã vạch bao gồm hai phần chính: Lệ phí nhà nước và Phí dịch vụ (nếu sử dụng).

• Lệ phí nhà nước (Theo Thông tư 232/2016/TT-BTC - Cần kiểm tra văn bản mới):

  Bao gồm Phí cấp mã (nộp một lần khi đăng ký) và Phí duy trì sử dụng (niên phí) (nộp hàng năm). Mức phí phụ thuộc vào loại mã đăng ký (Mã doanh nghiệp GS1, Mã địa điểm GLN, Mã EAN-8) và quy mô sử dụng (số lượng sản phẩm).

  Mức thu phí cấp mã (Tham khảo):

  STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng)
  1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000 / mã
  2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000 / mã
  3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000 / mã

  Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài (Tham khảo):

  STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng)
  1	Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm	500.000 / hồ sơ
  2	Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm	10.000 / mã thêm

  Mức thu phí duy trì sử dụng hằng năm (niên phí) (Tham khảo):

  STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/năm)
  1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1
  1.1	Loại 10 số (dưới 100 sản phẩm)	500.000
  1.2	Loại 9 số (dưới 1.000 sản phẩm)	800.000
  1.3	Loại 8 số (dưới 10.000 sản phẩm)	1.500.000
  1.4	Loại 7 số (dưới 100.000 sản phẩm)	2.000.000
  2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	200.000
  3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	200.000

• Phí dịch vụ đăng ký (nếu sử dụng):

  Ngoài lệ phí nhà nước, nếu anh em thuê đơn vị dịch vụ, sẽ cần trả thêm phí dịch vụ cho họ theo thỏa thuận. Mức phí này tùy thuộc vào từng đơn vị cung cấp.

Tham khảo thêm: Cách tạo mã vạch online miễn phí [Hướng Dẫn Chuẩn] (Lưu ý: Việc tạo mã online chỉ là tạo hình ảnh mã vạch, không thay thế việc đăng ký mã số với GS1 Việt Nam).

→ Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch

Nếu quyết định sử dụng dịch vụ, anh em nên dựa vào các tiêu chí sau:

• Có chuyên môn, kinh nghiệm: Ưu tiên các công ty luật hoặc đơn vị tư vấn có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực đăng ký mã vạch, am hiểu quy định pháp luật liên quan.
• Tư vấn trung thực, rõ ràng: Đơn vị uy tín sẽ tư vấn rõ ràng về quy trình, chi phí, thời gian, không vẽ vời thêm các thủ tục không cần thiết để tăng phí. Anh em nên tham khảo ít nhất vài đơn vị để so sánh.
• Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng: Việc ký hợp đồng là cần thiết để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên, tránh tranh chấp về sau. Hợp đồng cần ghi rõ nội dung công việc, chi phí, thời gian hoàn thành, trách nhiệm mỗi bên.

→ Mẫu bản đăng ký mã số vạch

Dưới đây là hình ảnh tham khảo mẫu bản đăng ký (anh em cần tìm mẫu mới nhất trên website của GS1 Việt Nam):

→ Cách sử dụng mã vạch nước ngoài chuẩn tại Việt Nam?

Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam muốn sử dụng mã vạch do một tổ chức GS1 nước ngoài cấp (ví dụ: mã của công ty mẹ ở nước ngoài) để gắn lên sản phẩm sản xuất hoặc nhập khẩu vào Việt Nam, cần tuân thủ quy định.

Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 132/2008/NĐ-CP), doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản về việc sử dụng mã số nước ngoài với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, kèm theo tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp mã số mã vạch đó (ví dụ: giấy ủy quyền của chủ sở hữu mã).

Hồ sơ đăng ký/xác nhận sử dụng mã nước ngoài thường gồm:

• Giấy ủy quyền (được hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần) của công ty nước ngoài cho phép công ty Việt Nam sử dụng mã.
• Bản Danh mục sản phẩm sẽ sử dụng mã vạch nước ngoài.
• Công văn đề nghị của doanh nghiệp Việt Nam.

Chi phí xác nhận (tham khảo theo Thông tư 232/2016/TT-BTC):

• Hồ sơ ≤ 50 mã sản phẩm: 500.000 VNĐ.
• Hồ sơ > 50 mã sản phẩm: 10.000 VNĐ cho mỗi mã tăng thêm.

→ Có được chuyển nhượng mã số vạch hay không?

Theo quy định, Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được cấp cho một tổ chức/cá nhân cụ thể và không được phép chuyển nhượng quyền sử dụng này cho bên thứ ba.

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi chủ sở hữu, sáp nhập, chia tách, hoặc chuyển nhượng toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh có gắn với việc sử dụng mã số mã vạch, cần phải thực hiện các thủ tục liên quan với GS1 Việt Nam để cập nhật thông tin hoặc đăng ký lại (nếu cần).

Ví dụ, nếu công ty A bán nhà máy cho công ty B:

1. Công ty A cần làm thủ tục ngừng sử dụng mã số đã cấp với GS1 Việt Nam (nộp công văn và trả lại bản gốc giấy chứng nhận).
2. Công ty B (nếu muốn tiếp tục sử dụng mã số đó hoặc muốn đăng ký mã mới) cần nộp hồ sơ đăng ký mới với GS1 Việt Nam như một doanh nghiệp mới.

→ Các loại mã vạch phải đăng ký? Các loại mã vạch có thể tự tạo?

Cần phân biệt giữa Mã số (Number) và Mã vạch (Barcode Symbol):

• Các loại Mã số cần đăng ký với GS1 Việt Nam:
  • Mã doanh nghiệp GS1 (GCP - Global Company Prefix): Đây là mã số quan trọng nhất cần đăng ký. Nó là tiền tố để doanh nghiệp tự tạo ra các mã số khác.
  • Mã địa điểm toàn cầu (GLN - Global Location Number): Dùng để định danh duy nhất các địa điểm (kho hàng, cửa hàng, nhà máy...).
  • Mã EAN-8 (GTIN-8): Dành cho các sản phẩm có kích thước quá nhỏ, không đủ chỗ in mã EAN-13. Việc cấp mã này được quản lý chặt chẽ.
• Các loại Mã số có thể tự tạo (sau khi đã có Mã doanh nghiệp GS1):
  • Mã thương phẩm toàn cầu (GTIN - Global Trade Item Number): Như GTIN-13 (dùng cho mã vạch EAN-13), GTIN-12 (UPC-A), GTIN-14 (ITF-14). Doanh nghiệp tự lập mã này cho từng sản phẩm dựa trên Mã doanh nghiệp GS1 đã được cấp.
  • Mã địa điểm GLN (nếu cần nhiều hơn mã được cấp ban đầu).
  • Các loại mã khác theo tiêu chuẩn GS1 (như SSCC - mã container vận chuyển...).
• Các loại Mã vạch (Barcode Symbol) có thể tự tạo hình ảnh: Sau khi có Mã số (như GTIN-13), doanh nghiệp có thể dùng phần mềm hoặc dịch vụ để tạo ra hình ảnh mã vạch (như EAN-13, Code 128, QR Code...) để in lên sản phẩm. Việc tạo hình ảnh này không cần đăng ký lại, nhưng cần tuân thủ tiêu chuẩn về kích thước, chất lượng in để đảm bảo máy quét đọc được.

Mời anh em xem thêm nhé

•  Mã vạch: Khái niệm, lịch sử & ứng dụng barcode
•  Cách tạo mã vạch online miễn phí
•  Danh sách mã vạch các nước trên thế giới

Mã vạch mang lại những lợi ích vô cùng to lớn cho các đơn vị kinh doanh. Trên đây là những thông tin chi tiết về cách đăng ký mã vạch sản phẩm tại Việt Nam. Hy vọng anh em có thể nắm được quy trình và hiểu rõ hơn về công dụng mà mã vạch đem lại.