5 lợi ích của việc sử dụng hệ thống 5S để quản lý công cụ và thiết bị

Hệ thống 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tuân thủ tiêu chuẩn để cải thiện an toàn và năng suất. Mặc dù hệ thống này được rộng rãi áp dụng trong ngành sản xuất, công nghiệp và lắp ráp, nhưng cũng có thể áp dụng vào các lĩnh vực khác, chẳng hạn như quản lý công cụ và thiết bị. Hãy tìm hiểu cách nó hoạt động và xem liệu doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ việc triển khai hệ thống 5S.

Hệ thống 5S là gì?

Hệ thống 5S là một phương pháp dựa trên các nguyên tắc lean manufacturing của Nhật Bản, được thiết kế để cải thiện hiệu suất và năng suất của môi trường làm việc thông qua việc tổ chức tốt hơn và giảm lãng phí. Năm bước trong hệ thống 5S là Sắp xếp (Sort), Xếp gọn (Set in Order), Làm sạch (Shine), Chuẩn hóa (Standardize) và Kỷ luật (Sustain). Mỗi bước được thiết kế đặc biệt để cải thiện một khu vực làm việc.

"5S là một phương pháp mà kết quả là một nơi làm việc sạch sẽ, không rác rưởi và an toàn hơn," nói Brandon Verzal, quản lý tài khoản quốc gia của Stanley Black & Decker.

5 lợi ích khi sử dụng hệ thống 5S

Việc sử dụng hệ thống 5S để quản lý công cụ và thiết bị có nhiều lợi ích, bao gồm:

• Cải thiện an toàn: Khi công cụ và thiết bị dễ tìm và sử dụng, không còn đồ vật lộn xộn để vấp ngã hay gây tai nạn. Từ góc nhìn về tiện nghi làm việc, việc giữ các công cụ gần hơn có thể giúp giảm mệt mỏi cho người lao động. Môi trường làm việc sạch sẽ cũng giúp ngăn ngừa các sự cố trượt ngã và giảm rủi ro của các nguy hiểm an toàn khác.

• Tăng hiệu suất: Nhân viên tiết kiệm thời gian khi nhanh chóng tìm thấy các công cụ và thiết bị cần thiết, từ đó tăng năng suất làm việc và giảm thời gian ngừng sản xuất. "Có đúng công cụ ở đúng nơi và đúng thời điểm giúp tiết kiệm thời gian cho việc lấy công cụ," Verzal nói.

• Cải thiện chất lượng: Một nơi làm việc lộn xộn và không tổ chức có thể dẫn đến sai sót. Với một không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng, khả năng mất mát hoặc hỏng hóc công cụ và thiết bị sẽ giảm đi.

• Giảm chi phí: Tổ chức tốt có thể giảm thiểu nhu cầu mua mới công cụ và thiết bị, từ đó giảm lãng phí và công việc làm lại.

• Nâng cao tinh thần làm việc: Sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên được hưởng lợi từ một môi trường làm việc sạch sẽ, tổ chức và thoải mái hơn.

Cách triển khai hệ thống 5S

#1 Sắp xếp (Sort)

Để bắt đầu sử dụng hệ thống 5S để tổ chức kho công cụ, bạn cần thu thập tất cả các công cụ tay, công cụ điện, phụ kiện và hộp đựng. Sắp xếp các công cụ và thiết bị thành ba danh mục: cần thiết, không cần thiết và cần sửa chữa. Loại bỏ tất cả các mục không cần thiết khỏi không gian làm việc, chỉ giữ lại các công cụ và thiết bị cần thiết.

Tiếp theo, tập hợp các công cụ không cần thiết và gỡ bỏ chúng khỏi hộp công cụ hoặc khu vực làm việc. Bước này rất quan trọng. "Đừng vứt bỏ bất kỳ công cụ nào. Một số công cụ không cần thiết có thể cần thiết ở không gian làm việc khác, và chúng ta có thể tiết kiệm tiền bằng cách thu thập chúng," Verzal nói. Một số tổ chức sử dụng quy trình gắn thẻ kiểm tra màu đỏ/xanh, với thẻ màu xanh chỉ ra các công cụ mà họ dự định giữ lại và thẻ màu đỏ đánh dấu các công cụ cần được loại bỏ để bảo trì. "Quy trình gắn thẻ màu đỏ cũng có thể giúp xác định các công cụ bị hỏng cần được bảo hành, loại bỏ hoặc sửa chữa, đảm bảo rằng những công cụ đó được đặt sang một bên để đi qua quy trình thích hợp," Verzal nói.

#2 Xếp gọn (Set in Order)

Tiếp theo, sắp xếp tất cả các công cụ và thiết bị cần thiết theo một cách dễ tìm và có logic. Điều này có thể có nghĩa là nhóm hoặc di chuyển các công cụ thường xuyên sử dụng gần hơn với người lao động. Bạn có thể sử dụng các hộp đựng, kệ, hòm đựng công cụ, tủ và các hộp đựng khác để giúp giữ công cụ gọn gàng. Nhãn, bảng mô phỏng và mã màu có thể giúp nhân viên xác định và tìm kiếm công cụ nhanh chóng.

"Một quy tắc thông thường là nếu các công cụ được sử dụng cùng nhau, chúng nên được lưu trữ và tổ chức cùng nhau, giúp giảm thiểu việc với tay cao và mệt mỏi cho người sử dụng," Verzal nói.

#3 Làm sạch (Shine)

Sau khi sắp xếp, việc làm sạch và kiểm tra tất cả các công cụ và thiết bị là rất quan trọng. Các công cụ và thiết bị nên được kiểm tra định kỳ và thay thế để đảm bảo chúng đang hoạt động tốt. Việc xoay các công cụ thường xuyên giúp đảm bảo chúng được sử dụng đều đặn. Giữ cho không gian làm việc sạch sẽ giúp công cụ sẵn sàng và cải thiện năng suất. Việc làm sạch và bảo dưỡng định kỳ giúp giảm nguy cơ tai nạn và kéo dài tuổi thọ của công cụ và thiết bị.

#4 Chuẩn hóa (Standardize)

Sau khi làm sạch, việc tạo ra một quy trình chuẩn để giữ cho công cụ và thiết bị gọn gàng và tổ chức là rất quan trọng. Các quy chuẩn này nên được tuân thủ bởi tất cả mọi người làm việc trong khu vực đó để duy trì tính nhất quán và hiệu quả. Bước này bao gồm tạo ra một bản ghi công cụ và thiết bị và thiết lập một hệ thống để theo dõi mục đích và vị trí của tất cả các công cụ trong kho công cụ của bạn.

#5 Kỷ luật (Sustain)

Hãy biến hệ thống 5S trở thành một quá trình cải tiến liên tục. Bước này bao gồm duy trì những cải thiện đã thực hiện trong các bước trước đó bằng cách đào tạo nhân viên để đảm bảo họ tuân thủ các quy trình đúng. Tiến hành kiểm tra định kỳ để đảm bảo không gian làm việc vẫn được tổ chức. Sự tham gia của nhân viên và đào tạo liên tục là rất quan

Lưu ý quan trọng khi triển khai hệ thống 5S

Một hệ thống 5S có nhiều lợi ích, nhưng việc thay đổi có thể khó khăn. Verzal nói rằng một trong những thách thức lớn nhất với 5S và nguyên tắc sản xuất lean nói chung là bước thứ năm - khả năng duy trì công việc. "Nó phải được coi là một quy trình mới mà phải thực hiện, kiểm tra, đào tạo, đào tạo chéo và duy trì liên tục", ông nói.

Thành công trong việc triển khai liên quan đến việc tạo ra một văn hóa chịu trách nhiệm của các thành viên nhóm, trong đó mọi người hiểu rõ lợi ích đối với công việc của họ và toàn bộ cơ sở hoặc tổ chức khi họ duy trì quy trình 5S.

Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng khi triển khai hệ thống 5S:

• Tập trung hợp nhất thiết bị: Nhiều công ty áp dụng hệ thống 5S tìm thấy tiết kiệm chi phí ngay lập tức. "Hầu hết khách hàng có thể bắt đầu quy trình 5S với các công cụ hiện có trong tay", Verzal nói. "Hầu hết thời gian, họ nhận thấy mình có quá nhiều những gì họ cần và có thể giảm lãng phí."

• Bảo hành sản phẩm: "Từ quan điểm bảo hành, việc giữ các thương hiệu trong một bảo hành làm cho việc bảo hành công cụ dễ dàng hơn, dẫn đến tiết kiệm chi phí bổ sung," Verzal nói. Nếu công cụ không được chuẩn hóa từ quan điểm thương hiệu hoặc phân phối, kỹ thuật viên có thể vứt bỏ công cụ hoặc yêu cầu thay thế, và cách tiếp cận không chuẩn hóa này thường dẫn đến nhiều chi tiêu trùng lặp.

• Nghiên cứu công nghệ mới: Khi đánh giá ngân sách công cụ của bạn, quan trọng để nghiên cứu công nghệ mới xem có công cụ an toàn hơn cho một ứng dụng cụ thể hay không. Từ sự tiện dụng nâng cao đến điều khiển rung, nhiều công cụ điện và tùy chọn không dây mới có thể giúp giảm mệt mỏi cho công nhân và giúp giảm các nguy hiểm về an toàn khác.

• Tập trung vào đào tạo và giao tiếp: Cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân viên về nguyên tắc 5S, lợi ích của chúng và cách triển khai chúng một cách hiệu quả. Nên thiết lập các kênh giao tiếp thường xuyên để giải đáp câu hỏi và chia sẻ tiến độ.

• Tham gia tất cả mọi người: Hệ thống 5S hiệu quả nhất khi tất cả mọi người trong nơi làm việc đều tham gia. Đảm bảo nhân viên biết lợi ích của hệ thống và được phép tham gia vào quá trình triển khai.

• Bắt đầu từ điểm nhỏ: Hãy kiên nhẫn: Hệ thống 5S là một quá trình dài hạn. "Trong nhiều trường hợp, mất rất nhiều thời gian để đến được điểm mà không gian làm việc của chúng ta lộn xộn và không được tổ chức, vì vậy việc triển khai quy trình 5S cũng sẽ mất một chút thời gian", Verzal nói. Đừng mong đợi thấy kết quả ngay trong đêm.

• Nhớ rằng triển khai hệ thống 5S đòi hỏi sự cam kết và kiên nhẫn. Tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, tổ chức và hiệu quả không chỉ giúp cải thiện hiệu suất và an toàn lao động, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người trong tổ chức.